ETIKA PERSIDANGAN

I. PENDAHULUAN
Pada hakikatnya musyawarah adalah pencerminan dari azas demokrasi yang dijunjung oleh bangsa Indonesia seperti yang tercantum dalam sila keempat Pancasila. Dalam menentukan segala hal, mengunakan musyawarah berazaskan demokrasi, sehingga tidak ada satupun kehendak yang dipaksakan melainkan berdasarkan keputusan bersama.
Sebagai upaya untuk mencapai tujuan bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan keputusan yang diambil dalam musyawarah tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh anggotanya.
Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena pesidangan akan melahirkan keputusan-keputusan yang merupakan faktor dominan dalam menentukan laju organisasi. Selain itu, senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang banyak.

II. PENGERTIAN MUSYAWARAH/PERSIDANGAN
Persidangan adalah pertemuan yang saling berkepentingan untuk bertukar pikiran/pendapat dan memecahkan permasalahan untuk mencapai tujuan tertentu.

III. SIFAT PERSIDANGAN
Sifat persidangan terbagi menjadi 2 macam,yaitu :
1.Terbuka
yaitu persidangan yang ditentukan terbuka untuk umum oleh pimpinan sidang, misalnya :
a.sidang paripurna/pleno.
b.sidang pembentukan tim formatur.
2.Tertutup
yaitu persidangan yang ditentukan tertutup untuk untuk umum oleh pimpinan sidang, misalnya :
a.sidang komisi.
b.sidang formatur.
Ada yang sifatnya tertutup tapi bukan sidang,misalnya :
c.rapat tim formatur.
d.rapat pimpinan sidang.
e.rapat tim perumus komisi.

IV. MUSYAWARAH/PERSIDANGAN
A. Tugas Musyawarah
Musyawarah dilaksanakan setiap satu tahun sekali yang dihadiri oleh seluruh anggota, pada dasarnya bertugas untuk:
1. Mengevaluasi kegiiatan yang telah dilaksanakan.
2. Merencanakan kegiatan yang akan datang.
3. Menyalurkan kehendak/aspirasi para anggotanya tentang segala aktivitas pembinaan untuk dituangkan dalam surat ketetapan musyawarah, agar mempunyai kekuatan yang menjadi tanggung jawab bersama untuk melaksanakannya tanpa ada paksaan.
4. Membicarakan AD/ART Suatu Organisasi
5. Memilih pengurus yang akan datang.

B. Syarat-syarat Musyawarah/Persidangan
1. Tempat/ruangan
Sebagai pertemuan formal, musyawarah memerlukan tempat yang memadai, agar sidang dapat berjalan dengan lancar dan tertib. Karena itu, beberapa persyaratan dibawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:
a. Tempat cukup luas
b. Ruang harus bersih dan sehat
c. Keamanan harus terjamin dan tersedianya sarana peserta sidang.
Dan lay out sidang juga harus diperhatikan, diusahakan agar pengaturan tata letak ruangan yang efesian dan efektif, sehingga terjangkau oleh pandangan seluruh peserta. Misalnya, membentuk lay out seperti 'ladam kuda' atau leter 'U', seta tentukan pasisi pimpinan sidang, peserta, peninjau dan ruangan komisi.

2. Waktu
Sebelum sidang dilaksanakan, factor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan dalam sidang.
Oleh sebab itu, waktu persidangan hendaknya ditentukan sebaik mungkin, sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, waktu istirahat, shalat, makan dan sebagainya.

3. Perlengakapan/peralatan
Dalam melaksanakan musyawarah, maka peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenuhi, seperti:
a. Palu sidang
b. Kursi dan meja sidang
c. Podium
d. Pengeras suara
e. Papan tulis dan lain sebagainya.

4. Tata tertib
Agar musyawarah berjalan dengan lancar, maka diperlukan tata tertib yang mendukung terciptanya kelancaran tersebut. Dengan demikian perlu disusun tata tertib yang menyangkut:
a. Hak dan kewajiban peserta sidang
b. Peraturan mengenai keputusan sidang
c. Peraturan hak bicara, suara, dan dipilih
d. Peraturan pemilihan pemimpin sidang dan sebagainya
5. Pemimpin sidang dan sekretaris sidang
Sukses atau tidaknya sidang, sangat diteentukan oleh pimpinan sidang. Oleh karena itu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara lain:
a. Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah
b. Menjelaskan masalah yang akan dibahas
c. Memberikan kesempatan pada peserta untuk menyampaikan pendapat atau gagasan serta menyalurkan aspirasinya
d. Peka terhadap maslah yang berkembang
e. Tidak mudah terpancing dan tidak memaksakan kehendaknya
f. Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam mengambil keputusan.

Syarat-syarat pimpinan sidang
a. Mempunyai sifat leadership
b. Mempunyai pengetahuan yang cukup
c. Bijaksana dan bertanggung jawab
d. Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis.

Sikap pimpinan sidang
a. Simpatik dan menarik
b. Disiplin
c. Sopan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
d. Bersikap adil dan bijaksana terhada pererta
e. Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-sebab menjadi pimpinan sidang
a. Karena jabatan atau kedudukan
b. Ditunjuk oleh atasan
c. Ditunjuk/dipilih oleh peserta sidang
Sekretaris sidang
Untuk membantu jalannya sidang dan menjaga kemungkinan-kemungkinan yang terjadi dalam sidang, maka diperlukan anggota atau sekretaris untuk mencatat masalah-masalah yang berkembangan didalam sidang, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninjauan kembali, baik sebelum atau sesudah diambil keputusan.

6. Keputusan sidang dan pengambilan keputusan
Keputusan sidang
Keputusan/kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.
Pengambilan keputusan
Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bias dilakukan dengan system demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi (pemilihan secara langsung) dan berdasarkan kompromi (lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses:
a. Kwalifikasi: saling menyatakan pendapat diantara peserta
b. Interpretasi: penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan
c. Motivikasi: pengungkapan alasan yang logis
d. Integrasi: pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan siding

C. Move-move/Tekanan Persidangan
Dalam persidangan bisanya muncul move-move/tekanan yang dapat meramaikan musyawarah, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan sidang, seperti:
1. Schorsing (Penundaan)
Penundaan untuk sementara atau waktu-waktu tertentu.

2. Lobiying (Obrolan-obrolan)
Obrolan antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil dalam persidangan. Kedua poin ini, juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami jalan buntu, atau peserta mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.

3. Intruption (Pemotongan pembicaraan)
Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seseorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekali pun. Dalam upaya inilah digunakan istilah "Intrupsi" yang pada hakikatnya meminta kesepakatan untuk berbicara. Ada emat macam intrupsi, diantaranya:
a. Intrupsi point of order (meminta kesepakatan untuk berbicara)
Istilah ini digunakan oleh peserta sidang manakala yang diintrupsi, baik peserta lain maupun pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
b. Intrupsi Point of information (meminta atau memberikan penjelasan)
Pemotongan seperti ini dilakukan peserta terhadap pesertra lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.
c. Intrupsi Point of clearification (minta diperjelas)
Hal ini untuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam dalam persidangan.
d. Intrupsi Point of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama)
Pemotongan pembicaraan dari peserta sidang kepada peserta sidang lainnya, dimana yang mengintrupsi meminta kepada pimpinan sidang untuk tidak memberikan kesempatan atau membiarkan pembicaraan yang diintrupsi, karena dipandang telah memojokkan seseorang atau menyinggung masalah pribadi seseorang.



D. Penggunaan Palu Sidang
Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran sidang. Mulai dari penenpatan, pemegangan sampai pada penggunaan, ketukkannya juga mempunyai etika sendiri, jika salah menggunakan atau mengetuk palu bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara peserta sidang. Adapun penggunaan ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:
1. Satu kali ketukan (1 X)
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
b. Mengesahkan keputusan poin per point
c. Memberikan perhatian kepada peserta sidang untuk tidak gaduh
d. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang lamanya 1 X 15 menit
e. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru
2. Dua kali ketukan (2 X)
a. Schorsing sidang yang lamanya 2 X 15 menit atau 2 X 30 menit atau lebih
3. Tiga kali ketukan (3 X)
a. Membuka dan menutup sidang
b. Mengambil keputusan mengesahkan hasil keputusan sidang akhir secara keseluruhan

E. Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban pengurus atas segala kegiatan/program maupun kebijaksanaan yang telah dilakukan oleh pengurus organisasi lama dalam melaksanakan program kerja selama masa baktinya. Pengurus wajib mempertanggung jawabkan aktifitasnya kepada musyawarah, yang merupakan forum tertinggi dalam organisasi, karena pengurus dipilih oleh Tim Formatur.
Laporan bersumber dari rencana kerja (hasil keputusan musyawarah sebelumnya) dan merupakan evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja. Untuk memudahkan pembahasan, laporan dibuat secara terperinci menurut bidangnya, misalnya administrasi dan kesekretariatan, kegiatan operasional yang juga melaporkan pembinaan anggota
Aktifitas anggota dilaporkan secara kronologis sesuai dengan perjalanan waktu pelaksanaan program. Laporan pertanggungjawaban dilengkapi dengan evaluasi pengurus terhadap pelaksanaan program kerja pada masa baktinya, serta ditutup dengan kesimpulan umum dan saran-saran pelaksanaan program bagi pengurus beriktnya.

F. Komisi
Komisi adalah sekelompok peserta musyawarah yang dipilih untuk membahas rancangan rencana kerja suatu bidang tertentu sesuai dengan aspirasi peserta musyawarah.
Pembagian komisi sebagai berikut:
a. Komisi A tentang Penilaian LPJ
b. Komisi B tentang Program Kerja
c. Komisi C tentang Anggaran Keuangan
d. Komisi D tentang AD/ART
Keanggota komisi;
a. Seorang ketua komisi
b. Seorang sekeretaris komisi
c. Beberapa anggota komisi

G. Tim Formatur
Tim formatur adalah suatu tim dengan jumlah ganjil yang dipilih oleh peserta musyawarah, yang bertugas memilih/membetuk pengurus serta menyusun penempatan calon anggota tersebut dalam pembagian tugas dan fungsi dalam pengurus.

H. Hak Bicara, Suara dan Dipilh
-Hak bicara adalah hak yang dimiliki peserta untuk menyampaikan usulan, saran dan pendapat didalam forum.
-Hak Suara adalah hak yang dimiliki peserta untuk diperhitungkan dalam penghitungan suara bila dilaksanakan pengambilan keputusan.
-Hak Pilih adalah hak yang dimiliki peserta untuk dipilih dan memilih, tapi untuk hak dipilih hanya berlaku pada peserta sidang